สำหรับผู้ที่มีความจำเป็นต้องยื่นเอกสารสำคัญต่าง ๆ เช่น สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน หรือสำเนาทะเบียนบ้าน เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมกับทั้งภาครัฐและภาคเอกชน สิ่งสำคัญที่ควรระมัดระวังเป็นอย่างยิ่ง คือเรื่องของการเซ็นชื่อรับรองในสำเนาเอกสารเหล่านั้น เนื่องจากอาจมีบางท่านเซ็นชื่อรับรองสำเนาเอกสารอย่างไม่รัดกุม จนส่งผลให้ได้รับความเดือดร้อนในภายหลัง หรืออาจเป็นเพราะบางท่านไม่ทราบว่าควรเซ็นสำเนาอย่างไรถึงจะถูกวิธี ดังนั้นวันนี้เราจึงนำข้อมูลมาฝากกัน
วิธีเซ็นชื่อรับรองสําเนาถูกต้อง
1. การเซ็นชื่อรับรองสำเนาถูกต้อง จะใช้วิธีขีดเส้นคร่อมบนตัวสำเนาในส่วนที่เป็นข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของเอกสารหรือไม่ก็ได้ เนื่องจากการขีดคร่อม และเขียนข้อความกำกับบนสำเนาเอกสารนั้น ไม่ได้มีกฎหมายกำหนดไว้ แต่อาจเป็นวิธีการหนึ่งเพื่อป้องกันมิให้มิจฉาชีพนำสำเนาเอกสารนั้นไปใช้ประโยชน์ได้ แต่บางครั้งการขีดคร่อมเอกสารเพื่อนำไปใช้ประกอบเป็นหลักฐาน หากทำไม่ถูกต้อง อาจส่งผลให้สำเนาเอกสารฉบับนั้น ไม่สามารถใช้บังคับได้ตามกฎหมาย หรืออาจกลายเป็นลักษณะของการขีดฆ่าเอกสารทิ้งนั่นเอง
2. ทุกครั้งหลังจากเซ็นชื่อ และเขียนข้อความรับรองสำเนาถูกต้องแล้ว เจ้าของเอกสารควรเขียนรายละเอียดกำกับไว้ด้วยว่า เอกสารฉบับนั้นใช้สำหรับทำอะไร เช่น "ใช้เฉพาะการสมัครงานเท่านั้น" หรือ "ใช้สำหรับติดต่อเรื่อง...เท่านั้น"
3. นอกจากเขียนรายละเอียดกำกับการใช้แล้ว เจ้าของเอกสารควรระบุ วัน เดือน ปี ณ วันที่ยื่นเรื่อง ลงบนสำเนาดังกล่าว ซึ่งจะช่วยกำหนดอายุการใช้สำเนาเหล่านั้นได้
4. ต้องเขียนข้อความทั้งหมดทับลงบนสำเนาส่วนที่เป็นบัตรประชาชนหรือสำเนาทะเบียนบ้านเพื่อให้ยากต่อการปลอมแปลงเอกสาร แต่อย่าทับบริเวณสาระสำคัญของสำเนาเอกสาร เช่น ชื่อ-นามสกุล, วันเดือนปีเกิด
สำหรับวิธีการเซ็นชื่อรับรองสำเนาเอกสารทั้ง 4 ข้อนี้ เป็นเทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับเจ้าของเอกสาร โดยไม่ต้องมานั่งกังวลว่าจะถูกกลุ่มมิจฉาชีพหรือผู้ไม่ประสงค์ดีนำสำเนาเอกสารสำคัญต่าง ๆ ที่มีชื่อของเราไปใช้ได้อย่างง่ายดาย
นอกจากนี้ การเซ็นชื่อรับรองสำเนาเอกสารต่อหน้าเจ้าหน้าที่หรือพนักงานที่เราติดต่อเพื่อทำธุรกรรม ย่อมปลอดภัยกว่าการเซ็นชื่อรับรองสำเนาเอกสารแล้วส่งทางไปรษณีย์ เนื่องจากมีความเสี่ยงที่เอกสารดังกล่าวอาจตกหล่นสูญหาย หรืออาจถูกมิจฉาชีพนำไปดัดแปลงแก้ไขจนสร้างความเดือดร้อนให้โดยไม่รู้ตัว ดังนั้น ถ้าจำเป็นจะต้องยื่นเอกสารสำคัญเพื่อติดต่อธุรกรรมต่าง ๆ ก็อย่าลืมนำวิธีดังกล่าวไปใช้
